Gambar: Generated by AI

“Nothing is less productive than to make more efficient what should not be done at all. But when it must be done, group it.”
~Peter F. Drucker~

Mari kita mulai tulisan ini dengan pertanyaan berikut: Pernahkah mengalami kondisi, di mana ketika Anda mendapatkan list pekerjaan yang dikumpulkan dari sub ordinate ternyata banyak dan menumpuk?

Bila YA, Anda berada di blog yang tepat.
Mari kita duduk bersama.
Rehat sejenak.
Nikmati Chocolate Hazelnut, lalu baca tulisan yang akan saya sharing dengan Anda.

Suatu waktu, saya meminta anggota tim untuk mengumpulkan beberapa pending matters. Kegiatan ini dilakukan secara periodik untuk mengetahui aktivitas mana saja aktivitas yang masih dalam status open, sehingga perlu akselerasi penyelesaian.

Setelah terkumpul semua, saya merasa sedikit shock ketika daftar pekerjaan tersebut menyentuh angka belasan. Hal ini tentu beralasan, mengingat waktu penyelesaian semua pekerjaan tersebut dalam kurun 5 hari.

Dalam mengatasi situasi seperti ini, tentu kita sudah mengetahui ada beberapa referensi yang bisa digunakan sebagai alternatif solusi. Dalam tulisan ini, saya mencoba sharing dua alternatif.

Pertama, kita bisa mengunakan Matriks Eisenhower. Kedua, batching system. Mari kita bahas keduanya.

Matrix Eisenhower bicara tentang seberapa urgen pekerjaan tersebut dan bagaimana dampaknya tugas-tugas tersebut pada jangka panjang.

Seperti kita ketahui ada empat kategori dalam matriks tersebut: penting dan mendesak, tidak penting dan mendesak, penting dan tidak mendesak, dan ⁠tidak penting dan tidak mendesak.

Pada case pekerjaan yang dihadapi tadi, saya kemudian mengelompokannya ke dalam Matrix Eisenhower.

Contoh, dalam pending matters yang saya susun tadi, ada laporan yang harus di-submit kepada manajemen. Setelah ditelaah, saya menyadari bahwa laporan yang terlambat akan berpengaruh kepada reputasi dan kredibilitas tim saya. Tentu, bukan hanya kecepatan pelaporan, kualitas isi laporan juga menjadi prioritas.

Dalam hal ini, saya menempatkan pekerjaan ini dalam kuadran pekerjaan yang penting dan mendesak. Kategori penyelesaian pekerjaan  yang masuk kuadran ini adalah Lakukan Sekarang. Selanjutnya dengan sumber daya yang dimiliki, saya harus menyelesaikan laporan tersebut sebelum jatuh tempo.

Selanjutnya, dari beberapa pending matters tadi, ada juga pekerjaan yang memperlihatkan tugas saya untuk membimbing anggota tim yang baru saja bergabung. Saya pun memasukan pekerjaan ini, dalam kuadran Ini penting tapi tidak mendesak. Sehingga penyelesaiannya adalah Jadwalkan.

Perlu diketahui bahwa kegiatan ini merupakan salah satu contoh kegiatan yang tidak selesai dalam waktu dekat. Oleh karena itu, saya harus  menjadwalkan kapan anggota baru tersebut melakukan self learning atas bahan materi yang sudah ada, kapan mereka menjadi observer dalam satu kegiatan, dan juga kapan mereka bisa turun langsung dan bertanggung jawab dalam satu aktivitas project. Tidak mendesak memang, tapi perlu disadari bahwa hal Ini penting bagi tim.

Saya berikan contoh lain, ketika sebuah pekerjaan kita nilai masuk dalam kuadran tidak penting tapi mendesak. Dalam pending matters yang saya miliki ternyata terdapat kegiatan untuk membalas memo atas kebutuhan dokumen yang harus diserahkan oleh tim saya kepada divisi yang membutuhkan.

Setelah mencermati konten memo yang dikirim, saya menyadari bahwa ada anggota tim saya yang telah mempunyai kompetensi di bidang tersebut dan selama ini pun dia yang bertanggung jawab. So, tanpa membuang banyak waktu, saya pun mendelegasikan pekerjaan itu kepadanya.

Ada yang menarik dalam Matriks Eisenhower itu yaitu terdapat kuadran tidak penting dan tidak mendesak. Saya yakin kuadran ini tidak ada dalam list pekerjaan Anda. Contohnya seperti apa sih? Sederhanya adalah ketika anggota tim melakukan scroll platform media sosial yang mengganggu aktivitas utama dan mengurangi waktu efektif penyelesaian pekerjaan. Dalam hal ini, tentu anggota tim pasti akan lebih bijak dalam manajemen waktunya. Tentu solusinya adalah hindari atau batasi.

Dari uraian di atas, saya sudah memberikan gambaran bagaimana Matriks Eisenhower sangat membantu dalam pembagian tugas  yang ada dalam pending matters. Selanjutnya kita lanjut ke bagian kedua ya, tentang batching system.

O ya, sebelum lanjut, jangan lupa dong mampir ke blog saya yang lain ya,
Ada Tips Manajemen dan Buku Manajemen.

“Kalau Anda mengejar dua kelinci, keduanya akan melarikan diri” – anonim

Ada buku yang bisa dijadikan referensi terkait batching system, yaitu “The Get Things Done Book” karya Mikael Krogerus & Roman Tschäppeler. Dalam penjelasaanya bahwa batching adalah praktik mengelompokkan beberapa pekerjaan serupa dan menyelesaikannya dalam satu waktu dengan harapan lebih fokus dan lebih efisien.

Ketika menelaah kembali dalam list pending matters dengan alokasi penyelesaian 5 hari yang saya milki, maka saya pun membagi beberapa aktivitas dalam kelompok yang sejenis.

Tentu yang dibicarakan disini adalah jenis pekerjaan yang masuk kuadran penting dan mendesak.  Sebagai contoh, dalam daftar pekerjaan yang saya miliki ada pekerjaan untuk melakukan reviu beberapa dokumen yang selanjutnya akan diserahkan kepada manajemen. Saya pun memilah-milah pekerjaan yang similar dalam hal reviu dokumen. Ini yang dinamakan batching.

Hal yang menarik dalam sistem ini adalah bahwa kita bisa fokus dalam satu pekerjaan, maka selanjutnta mulai masuk pada zona peningkatan produktivitas. Dalam buku berjudul The Miracle of Focus, perlu menjadi perhatian ketika masalah besar muncul dalam hal fokus, yaitu ketika memiliki terlalu banyak pekerjaan yang semuanya menyita waktu. Bahkan buku ini memberikan kutipan anonim: “Kalau Anda mengejar dua kelinci, keduanya akan melarikan diri”.

Demikian seterusnya dengan beberapa pekerjaan yang lain, saya lakukan batching. Seperti yang diuraikan di atas, beberapa pekerjaan dalam pending matters tadi yang masuk dalam kuadran delegasikan, saya kelompokkan menjadi satu. Sehingga saya bisa melakukan monitor pekerjaan dalam satu kesempatan.

Semoga kedua tips yang saya share di atas bisa menjadi salah satu referensi ketika menghadapi masalah serupa. Tips ini bukan formula sakti, melainkan referensi awal. Silakan ambil yang cocok, sesuaikan, dan temukan cara terbaik versi Anda sendiri.

Semoga bermanfaat.

 

Referensi Bacaan:

https://www.binar.co.id/blog/apa-itu-eisenhower-matrix (akses Maret 2025)

The Miracle of Focus. 2019. Leo Babauta. Bright Publisher

The Get Things Done Book. Mikael Krogerus & Roman Tschäppeler.