Gambar : Generated by AI

Anda tentu sudah mengenal yang namanya permainan Outbound. Tujuannya sih banyak. Ada outbound yang dilaksanakan sebagai salah satu tool untuk menilai calon karyawan. Ada outbound yang dipakai sebagai sarana ice breaking. Ada juga, outbound yang diadakan untuk memperkuat tim yang ada untuk persiapan menghadapi tantangan di tahun yang akan datang.

Nah, salah satu tujuan itu, dipakai organisasi tempat saya bekerja untuk menyelenggarakan outbound. Kegiatan dilakukan di awal tahun ini, menunjukan bahwa tim yang terdiri dari Kantor Pusat dan Unit Kerja harus menjadi satu kesatuan tim yang kuat dalam menghadapi tantangan dan peluang yang ada. Ada target sasaran yang challenging dan harus dicapai di tahun depan.

Dalam tulisan ini, tentu saya tidak akan share terkait dengan jenis permainannya secara detail. Bila trik permainan sudah diketahui tentu akan merusak keasyikan saat melakukan aktivitasnya :).

Saya akan berbagi permaianan yang kami mainkan secara global dan mencoba menterjemahkannya dalam implementasi di organisasi.

Permainan pertama yaitu tentang memecahkan sandi.
Pelajaran yang dapat diambil bahwa tidak semua hal yang dikomunikasikan akan langsung dimengerti oleh penerima pesan. Akan selalu ada noises dalam komunikasi. Pesan sandi yang diberikan kepada anggota tim direspon dengan persepsi yang berbeda. Banyak hal yang menyebabkannya, seperti perbedaan latar belakang ataupun pengalaman. Oleh karena itu, dalam permainan ini tugas ketua tim untuk bisa menyatukan masing-masing anggotanya untuk bekerja sama dalam memecahkan sandi dimaksud.

Kegiatan dilakukan di awal tahun ini, menunjukan bahwa tim yang terdiri dari Kantor Pusat dan Unit Kerja harus menjadi satu kesatuan tim yang kuat dalam menghadapi tantangan dan peluang yang ada

Lalu bagaimanaka implikasi dari permainan ini di dalam organisasi?

Mari kita ambil visi sebuah organisasi. Visi yang sudah dibuat oleh top management adalah gambaran arah ke depan oragnisasi yang tertuang dalam dokumen Rencana Jangka Panjang Perusahaan.

Kemudian, apakah visi tersebut bisa langsung diimplementasikan pada level operasional paling bawah? Tentu saja tidak. Perlu adanya aktivitas menterjemahkan visi tersebut dalam bentuk strategi, kebijakan, dan program kerja. Proses menterjemahkan visi tersebut bagaikan memecahkan sandi dalam permainan outbound.

Permainan yang kedua adalah pemilihan peralatan yang disediakan panitia.
Panitia memberikan batasan hanya 5 buah alat yang boleh dipilih oleh masing-masing tim. Anggota tim atas arahan ketua, kemudian memilih item yang dipilih berdasarkan pertimbangan masing-masing. Selain jumlah maksimal alat yang digunakan, panitia juga menyampaikan bahwa item tersebut akan menentukan tim untuk melakukan permainan berikutnua.

Apa sih yang menjadi makna dalam permainan kedua ini?

Lima alat yang dipilih seperti sumber daya. Dalam sebuah project, Anda sebagai ketua tim akan dimintakan untuk menyiapkan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan. Sumberdaya tersebut bisa manusia, peralatan, atau bahkan dana yang dibutuhkan.

Dalam menyusun sumberdaya yang efektif tentunya Anda harus memastikan tujuan dari project yang telah ditetapkan. Misalnya goal tersebut adalah sebuah sistem informasi untuk penilaian kinerja. Anda akan membutuhkan personil yang mengerti terkait dengan sistem penilaian kinerja dan perosnil yang paham dengan sistem informasi. Anda juga akan membutuhkan end user yang paham bagaimana implementasinya di lapangan. Tentunya, Anda harus didukung dengan seperangkat hardware dan software.

Dengan mengetahui goal tersebut tentunya Anda akan memilih sumber daya mana yang akan mendukung dengan tetap memperhatikan efektivitas dan efisiennya.

Akan selalu ada noises dalam komunikasi

Permainan ketiga adalah mengambil barang dalam pembatas garis dengan waktu tercepat.
Sebelum eksekusi, ketua mengajak anggota untuk membahas taktik apa yang akan digunakan. Setelah adanya kesepakatan, akhirnya anggota tim bisa mengambil barang tersebut menggunakan alat dan cara yang dipilih dengan waktu tercepat.

Mari kita lihat implementasinya dalam organisasi.

Melakukan eksekusi adalah hal yang tidak kalah penting. Di awal tadi kita sudah bahas bagaimana planning dan organizing dibutuhkan saat memilih sumber daya. Kemudian saat melakukan eksekusi, kita harus lebih detail lagi. Dimana kita harus memastikan bahwa sumberdaya yang kita pilih betul-betul bisa melakukan eksekusi tersebut.

Ada beberapa milestone yang harus dicapai pada sebuah project. Milestone dicapai melalui beberapa aktivitas kecil yang dilakukan. Kita harus pastikan, sumber daya yang digunakan sesuai dengan kebutuhan.

Permaianan final yang diberikan oleh panitia adalah project berupa jalan yang akan mengantarkan sebuah bola untuk meluncur ke tempat tujuan.

Masing masing ketua tim mendapatkan arahan dari panitian untuk pembagian tugas. Setelahnya, ketua tim akan kembali ke masing-masing timnya untuk menjelaskan strategi yang akan dikerjakan.

Masing-masing tim menyelesaikan tugasnya dan menggabungan hasil pekerjaannya dengan tim lainnya. In fact, ternyata tidak mudah menggabungkannya. Karena ketika pekerjaan digabungkan ada proses yang tidak selaras.

Untuk mengatasi hal tersebut, masing-masing Ketua Tim pun berembug untuk menemukan titik temu dengan membahasa masalah yang dihadapi. Selanjutnya, bersama anggota tim segera melakukan perbaikan. Akhirnya jalan yang dibuat beserta bangunan pendukungnya bisa tercipta dan digunakan dengan baik sesuai harapan.

Dalam organisasi, kita melakukan cascading strategi korporasi, menurunkannya menjadi strategi fungsional dan operasional. Apa yang dihasilkan oleh level operasional akan berpengaruh terhadap yang level selanjutnya.

Kita tentu sudah mengenal bagan Balanced Scorecard. Dalam bagan tersebut menunjukan bagaimana peranan operasional akan berpengaruh terhadap kinerja keuangan. Sehingga kita sepakat bahwa pencapaian masing-masing dalam divisi atau unit kerja yang tidak mencapai sasarannya akan berpengaruh terhadap goals secara korporasi.

Permainan outbound memang terlihat sederhana, tapi apabila kita menggali lebih dalam lesson learned yang diperoleh, kita akan tahu bagaimana permaianan tersebut bisa berimplikasi dalam organisasi. Tentu yang paling dirasakan secara langsung dalam permainan outbound adalah para peserta menjadi lebih saling mengenal satu sama lain.

O ya, dalam outbound kali ini, tim saya yang bernama Tim Gendhis berhasil tampil sebagai juara lho :).